Beratung und Ausschreibung für eine optimierte Gebäudereinigung
cleansolution — Ihr Partner für nachhaltige Analyse und sachkundige Steuerung
von Reinigungsleistungen:
➔ Kostenanalyse von Dienstleistungsverträgen
Sind Ihre Dienstleistungsverträge marktgerecht und optimal gestaltet? Eine genaue Überprüfung der Verträge gibt Aufschluss darüber, ob vertraglich vereinbarte Preise angemessen und marktkonform sind, ob Potenzial zur Kostenoptimierung besteht und ob die zu erbringenden Leistungen exakt definiert sind. Eine solche Analyse erfordert viel Erfahrung, Engagement und vor allem Zeit. Diese Sorge nehmen wir Ihnen ab.
➔ Wirtschaftlichkeitsanalyse bei Eigenreinigung
Sie beschäftigen eigenes Reinigungspersonal? Gerne führen wir eine objektive Überprüfung der erbrachten Reinigungsqualität, der Arbeitsleistung und der Effektivität der Reinigungsleistung für Sie durch. Auch die Reinigungstechnik, die vorhandene Ausstattung und die verwendete Reinigungschemie nehmen wir einmal genauer unter die Lupe. Wir bringen frischen Wind in verstaubte Strukturen.
➔ Erstellung von Raumbüchern und Leistungsverzeichnissen
Gebäudereinigung muss wirtschaftlich und transparent sein. Als Grundlage für die Vertragsgestaltung dienen Raumbücher und Leistungsbeschreibungen. cleansolution erstellt detaillierte Raumbücher nach den Richtlinien für Vergabe und Abrechnung im Gebäudereiniger-Handwerk. Neben den Rauminformationen ist eine eindeutige und erschöpfende Leistungsbeschreibung die zweite Säule für eine qualitativ hochwertige Ausführung der Reinigung. Wir erstellen für Sie individuelle Leistungsbeschreibungen auf dem neuesten Stand der Technik und unter Berücksichtigung aktueller DIN-Normen (z. B. Schulhausreinigung DIN 77400 sowie Krankenhausreinigung DIN 13063) und geltender Hygieneanforderungen.
➔ Erstellung von Ausschreibungen
Welche Bestandteile sind für ein rechtssicheres Vergabeverfahren notwendig? Ausschreibungen sind sehr komplex und inhaltlich umfangreich. Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots, Bewerbungsbedingungen, Leistungsbeschreibungen und eine transparente Kalkulation sind Komponenten, die eine Ausschreibung mindestens enthalten muss. Zudem sind eine Definition der Eignungs- und Wertungskriterien sowie ein konkreter Reinigungsvertrag unerlässlich.
Unsere Kernkompetenz liegt in der Erstellung von Vergabeunterlagen nach aktueller Rechtslage. Umfangreiches, fundiertes Fachwissen sowie die Expertise im Vergaberecht ermöglichen es uns, Ihre Ausschreibung professionell abzuwickeln – dies gilt im Speziellen auch für EU-Verfahren (offene und nichtoffene Verfahren). Wir definieren alle relevanten Inhalte der Ausschreibung und stellen für Sie die Ausschreibungsunterlagen unter Berücksichtigung Ihrer Vorgaben und individuellen Ansprüche zusammen. Ihr Vorteil? Neben der rechtlichen Absicherung profitieren Sie auch von einer immensen Zeit- und Kostenersparnis.
➔ Fachliche Begleitung von Vergabeverfahren
Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich angehalten, Reinigungsleistungen alle 48 Monate erneut auszuschreiben. Auch Firmen und Konzerne sollten die Kosteneffizienz ihrer Dienstleistungsverträge regelmäßig überprüfen. Dabei erfordern Auftragsvergaben die Beachtung spezieller vergaberechtlicher Grundsätze.
cleansolution übernimmt für Sie die komplette Abwicklung des Vergabeverfahrens. Zum ganzheitlichen Leistungsspektrum zählen die Erstellung eines zeitlichen Ablaufplanes und ein Kick-off-Meeting beim Kunden vor Ort mit anschließender Erstellung der Vergabeunterlagen. Nach Prüfung und Freigabe durch Sie erfolgen die Auftragsbekanntmachung sowie die Publikation des Verfahrens.
Im Anschluss führen wir zielgerichtete Objektbesichtigungen durch, werten die Angebote nach den vier Wertungsschritten unter Berücksichtigung des besten Preis-Leistungsverhältnisses aus, unterbreiten einen Vergabevorschlag auf Basis der Auswertung und erstellen eine detaillierte Vergabedokumentation über das gesamte Verfahren. Sie profitieren dabei nicht nur von umfangreichen Serviceleistungen während des Verfahrens, sondern auch vom wirtschaftlichen Mehrwert solch einer professionellen Vergabe für die Dauer der gesamten Vertragslaufzeit.
Nach Abschluss des Verfahrens erfolgt die Bekanntmachung vergebener Aufträge.
➔ Beratung und Vertragsgestaltung
Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihrem Gebäudedienstleister setzt eine rechtssichere Vertragsgestaltung voraus. Viele Verträge enthalten jedoch keine eindeutigen Definitionen zu klassischen Rahmenbedingungen wie etwa moderne Vertragslaufzeiten, Preisgleitklauseln oder praxisgerechte Malus-Regelungen. Um eine partnerschaftliche Zusammenarbeit der Vertragsparteien während der gesamten Laufzeit zu sichern, übernehmen wir von cleansolution die professionelle Vertragsgestaltung – sachkundig, mit Weitblick und Erfahrung.
➔ Definition von Wertungskriterien
Bestmögliche Reinigungsqualität zu ausgezeichneten Konditionen – das ist unser Anspruch. Der Preis ist dabei selbstverständlich nicht das einzige Wertungskriterium. Unser Ansatz beinhaltet eine sinnvolle Auswahl und Gewichtung aller relevanten Faktoren. Neben dem Preis spielen ebenso die produktiven Reinigungsstunden, Einarbeitungsmaßnahmen und Qualitätssicherung sowie Nachhaltigkeit eine entscheidende Rolle.
Gemäß dem Ziel des Vergaberechts ermitteln wir den Bieter mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Entwicklung unserer eigenen Bewertungsmatrix schafft hierfür maximale Transparenz und Struktur. Gerne stellen wir Ihnen unser System in einem persönlichen Gespräch einmal vor.
➔ Objektübergabe
Bei Übergabe eines Objekts an neue Dienstleister kümmern wir uns sowohl um eine saubere Dokumentation des Ist-Zustands der Gebäude hinsichtlich der Reinigungsleistung sowie um einen reibungslosen Wechsel. Ein Übergabeprotokoll dokumentiert eventuelle Schäden und Reinigungsmängel und dient damit als Nachweis zur Fristsetzung für Nacharbeit bzw. Schadensbegleichung sowie dem Schutz des neuen Dienstleisters.
➔ Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Das geltende Entsendegesetz in der Gebäudereinigung regelt Mindestarbeitsbedingungen einheitlich. Nicht nur der Dienstleister selbst, auch die Auftraggeber sind dadurch haftbar zu machen. Um die Berücksichtigung der Bestimmungen sicherzustellen, bietet cleansolution Ihnen hierbei zuverlässige und vollumfängliche Unterstützung an. Wir kontrollieren die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, der Arbeitsschutz- und Hygienevorschriften sowie der vertraglichen Vereinbarungen wie beispielsweise Produktiv- und Aufsichtsstunden.
Ausschreibung und Vergabe von Reinigungsleistungen – mit cleansolution ein klarer Erfolg!