Beratung und Ausschreibung
Von der Bestandsaufnahme bis zur Qualitätssicherung: cleansolution begleitet Sie bei der Analyse, Planung und Ausschreibung von Reinigungsleistungen – unabhängig, praxisnah und auf die Anforderungen Ihrer Organisation abgestimmt.
280+
begleitete Verfahren
über 140 Mio. €
betreutes Vergabevolumen
Typische Herausforderungen
01
Ungenaue Raumbücher und unzureichende Leistungsbeschreibungen erschweren vergleichbare Angebote und spätere Kontrollen.
02
Fristen, Unterlagen, Rückfragen und Dokumentationen verlangen Zeit und spezialisiertes Wissen.
03
Erst praxiserprobte Zuschlagskriterien sorgen für eine hohe Qualität, ausreichende Produktivstunden sowie für eine sozial gerechte Vergabe.
Für wen ist die Leistung?
Leistungen im Überblick
Je nach Ausgangslage übernehmen wir einzelne Module oder begleiten das komplette Projekt.
Reinigungsverträge, Eigenreinigung, Kosten und Leistungsfähigkeit objektiv bewerten.
Flächen, Reinigungsarten und Qualitätsanforderungen eindeutig definieren.
Individuelle, technische sowie fachliche Vergabeunterlagen erstellen.
Von Bekanntmachung und Bieterfragen bis Auswertung und Vergabevorschlag.
Faire Vertragsmodelle und transparente Bewertungsmatrizen entwickeln.
Dienstleisterwechsel begleiten und dokumentieren sowie gesetzliche Vorgaben absichern.
01
Analyse & Wirtschaftlichkeit
Sind Ihre Dienstleistungsverträge marktgerecht und optimal gestaltet? Wir prüfen, ob vereinbarte Preise angemessen und marktkonform sind, ob Potenzial zur Kostenoptimierung besteht und ob die zu erbringenden Leistungen exakt definiert sind.
Bei Eigenreinigung bewerten wir die Reinigungsqualität, Arbeitsleistung und Effektivität. Auch Reinigungstechnik, Ausstattung und eingesetzte Chemie beziehen wir in die objektive Wirtschaftlichkeitsanalyse ein.
Ziel ist eine belastbare Grundlage für die weitere Planung und Ausschreibung. Dabei betrachten wir unter anderem:
02
Raumbücher, Leistungsbeschreibungen & Einzelraumkalkulationen
Gebäudereinigung muss wirtschaftlich und transparent sein. Wir erstellen detaillierte Raumbücher nach den Richtlinien für Vergabe und Abrechnung im Gebäudereinigerhandwerk und verbinden sie mit einer eindeutigen, erschöpfenden Leistungsbeschreibung.
Die Unterlagen entstehen auf dem aktuellen Stand der Technik und unter Berücksichtigung einschlägiger DIN-Normen, etwa der DIN 77400 für Schulhausreinigung sowie geltender Hygieneanforderungen.
Wir erfassen die objektspezifischen Rahmenbedingungen und entwickeln daraus belastbare Kalkulationsgrundlagen. Einzelraumkalkulationen schaffen zusätzlich eine nachvollziehbare Grundlage für Mengen, Zeiten und Kosten. Dabei berücksichtigen wir unter anderem:
03
Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen
Wir erstellen individuelle technische und fachliche Vergabeunterlagen, die auf Ihre Liegenschaften und Anforderungen abgestimmt sind.
Unsere Unterlagen sind darauf ausgelegt, Leistungen transparent vergleichbar zu machen und eine belastbare Vergabeentscheidung zu ermöglichen. Dazu gehören je nach Projekt unter anderem:
04
Fachliche Begleitung von Vergabeverfahren
cleansolution begleitet europaweite offene Verfahren nach VgV sowie nationale öffentliche und beschränkte Ausschreibungen nach UVgO.
Dabei übernehmen wir in der Regel die fachliche Begleitung des gesamten Verfahrens – von der Vorbereitung bis zur Objektübergabe. Dadurch entlasten wir Auftraggeber fachlich und organisatorisch während des gesamten Prozesses. Dazu gehören beispielsweise:
05
Angebotsauswertung & Wertungskriterien
Ein wirtschaftliches Angebot ist mehr als ein niedriger Preis. Deshalb entwickeln wir praxiserprobte Zuschlags- und Wertungskriterien, die relevante Qualitäts- und Leistungsmerkmale berücksichtigen.
Die eingereichten Angebote werden fachlich und technisch geprüft und anhand der festgelegten Kriterien transparent bewertet. Auf dieser Grundlage erstellen wir einen nachvollziehbaren Vergabevorschlag. Je nach Verfahren können beispielsweise einfließen:
06
Objektübergabe & Qualitätssicherung
Unsere Unterstützung endet nicht mit der Zuschlagserteilung. Wir begleiten auf Wunsch auch die Implementierung des neuen Dienstleisters und unterstützen eine strukturierte Objektübergabe.
So entsteht eine belastbare Grundlage für einen erfolgreichen Vertragsstart. Dabei können unter anderem berücksichtigt werden:
So läuft das Projekt ab
01
Ziele, Rahmenbedingungen und Verantwortlichkeiten klären.
02
Verträge, Flächen, Leistungen und Datenbasis analysieren.
03
Raumbuch, Leistungsbild und Vergabestrategie entwickeln.
04
Individuelle, technische sowie fachliche Vergabeunterlagen erstellen und abstimmen.
05
Publikation, Bieterfragen und Objektbesichtigungen fachlich begleiten.
06
Angebote fachlich und technisch prüfen und beurteilen.
07
Nach Zuschlagserteilung die Implementierung des neuen Dienstleisters begleiten.
280+
begleitete Verfahren
bundesweit
für öffentliche und private Auftraggeber
über 140 Mio. €
betreutes Vergabevolumen
Beratung und Ausschreibung
Von der ersten Einschätzung bis zur Objektübergabe bleibt Ihr Projekt persönlich betreut.
Projektmanagement
Prozessoptimierung und Ausschreibungsmanagement für öffentliche und gewerbliche Auftraggeber.
Vergabemanagement
Ausschreibungen und Reinigungskonzepte mit fundierter Praxiserfahrung in Planung und Umsetzung.
Warum Cleansolution?
Unabhängig
Objektive Beratung ohne Bindung an Reinigungsdienstleister.
Wirtschaftlich
Mögliche Optimierungsansätze / Kosteneinsparungen identifizieren
Praxisnah
Unterlagen, Kriterien und Abläufe funktionieren auch im Betrieb.
Persönlich
Feste Ansprechpartner führen das Projekt verlässlich zum Abschluss.
Ergänzende Leistungen
01
Reinigungsqualität objektiv erfassen und langfristig steuern.
02
Fachliche Bewertung bei Mängeln, Streitfällen und Sonderfragen.
03
Teams für Qualität, Hygiene und professionelle Prozesse qualifizieren.
Häufige Fragen
Sobald intern Zeit, Spezialwissen oder eine belastbare Datengrundlage fehlen. Besonders bei komplexen Liegenschaften, EU-Verfahren und hohen Vertragsvolumen schafft eine externe Begleitung Sicherheit und entlastet die Organisation deutlich.
Ja – wir übernehmen sowohl einzelne Module wie Kostenanalyse, Raumbuch oder Bewertungsmatrix als auch die vollständige fachliche Begleitung des Vergabeverfahrens.
Ja – unser Leistungsspektrum umfasst offene und nicht offene EU-Verfahren einschließlich der fachlichen Unterlagenerstellung, Verfahrensbegleitung, fachlichen Auswertung und Dokumentation.
Die Dauer richtet sich nach Verfahrensstart, Datenlage und Umfang der Liegenschaften. Nach einer kurzen Erstprüfung erhalten Sie einen realistischen Ablaufplan mit Meilensteinen und Zuständigkeiten.
Nächster Schritt
In einem persönlichen Erstgespräch klären wir Ziele, Datenlage und den passenden Leistungsumfang.